JAKARTA - Era birokrasi dokumen fisik yang lambat dan berisiko tinggi terhadap kesalahan manusia kini mulai ditinggalkan oleh perusahaan-perusahaan besar yang mengedepankan efisiensi. Dalam langkah besar menuju digitalisasi penuh, Telkom Akses secara resmi memperkenalkan LENSA Invoice Material. Inovasi ini bukan sekadar pembaruan perangkat lunak, melainkan sebuah lompatan strategis yang memanfaatkan teknologi mutakhir untuk merevolusi siklus keuangan dan operasional perusahaan.
Melalui integrasi Robotic Process Automation (RPA) dan Optical Character Recognition (OCR), Telkom Akses menciptakan sebuah ekosistem administrasi yang mampu bekerja secara otomatis dari hulu ke hilir. Sistem ini dirancang untuk mempercepat proses administrasi penagihan mitra material proyek, mulai dari tahap verifikasi hingga pembayaran secara end-to-end. Dengan meminimalisir keterlibatan proses manual, perusahaan tidak hanya mengejar kecepatan, tetapi juga ketepatan data yang selama ini menjadi tantangan besar dalam manajemen rantai pasok.
Digitalisasi sebagai Solusi Penguatan Tata Kelola
Sebagai sistem terintegrasi, LENSA Invoice Material membuat proses penagihan material dapat dilakukan secara digital yang lebih paperless, otomatis, cepat, dan akurat, dengan tetap mengedepankan prinsip kepatuhan terhadap regulasi. Transparansi dalam setiap tahapan transaksi menjadi nilai tambah utama, di mana setiap dokumen dapat dilacak posisinya secara waktu nyata (real-time).
Direktur Keuangan dan Management Risiko Telkom Akses, Hery Sofiaji, menegaskan bahwa pengembangan sistem ini tidak hanya berorientasi pada efisiensi, tetapi juga penguatan tata kelola perusahaan. Fokus pada compliance atau kepatuhan hukum menjadi fondasi utama dalam perancangan arsitektur sistem ini agar setiap transaksi tetap berada dalam koridor regulasi yang berlaku.
"LENSA Invoice Material kami rancang sebagai solusi strategis untuk menjawab tantangan efisiensi dan akurasi dalam proses penagihan mitra. Melalui digitalisasi berbasis RPA dan OCR, kami memastikan proses berjalan lebih cepat, transparan, dan tetap mengedepankan prinsip compliance," ujar Hery.
Meninggalkan Inefisiensi Dokumen Fisik
Sebelum adanya transformasi ini, tantangan operasional yang dihadapi cukup berat. Alur kerja konvensional sering kali menjadi penghambat bagi kelancaran arus kas, baik bagi perusahaan maupun mitra. Hery menjelaskan bahwa sebelumnya proses administrasi proyek masih mengandalkan dokumen fisik, tanda tangan basah, serta alur verifikasi berlapis dari area hingga kantor pusat, yang kerap memicu inefisiensi sumber daya, peningkatan biaya operasional, serta keluhan mitra terkait lamanya proses pembayaran.
Kondisi tersebut kini telah berubah total dengan kehadiran otomasi cerdas. Sistem ini menjadi jembatan yang menghubungkan berbagai divisi tanpa perlu adanya pertemuan fisik dokumen yang memakan waktu lama.
"Melalui LENSA Invoice Material, seluruh proses kini dialihkan ke digital automation, mulai dari penerbitan purchase order, verifikasi dokumen, hingga pembayaran mitra, dengan memanfaatkan RPA untuk menjalankan proses tanpa intervensi fisik serta teknologi OCR untuk membaca dan memvalidasi dokumen secara otomatis," lanjutnya.
Dampak Nyata terhadap Arus Kas dan Produktivitas
Implementasi LENSA Invoice Material menghadirkan dampak nyata dan terukur, khususnya melalui efisiensi biaya operasional lewat penghematan cetak dan distribusi dokumen yang diperkirakan mencapai ratusan juta rupiah per tahun. Angka ini mencerminkan bagaimana pengalihan media dari kertas ke digital mampu memberikan penghematan biaya langsung bagi perusahaan secara masif.
Lebih jauh, sistem ini juga mempercepat sirkulasi penandatanganan dokumen hingga 3 x 24 jam berkat penerapan tanda tangan digital dan e-meterai, sekaligus mendorong peningkatan produktivitas SDM dengan mengalihkan pekerjaan administratif ke aktivitas yang lebih strategis. Dengan hilangnya beban pekerjaan rutin yang bersifat repetitif, karyawan dapat lebih fokus pada analisis data dan pengembangan strategi bisnis lainnya.
Selain itu, proses pembayaran yang lebih cepat dan terprediksi turut memperbaiki arus kas mitra serta meningkatkan Index Partnership Satisfaction sebagai fondasi hubungan bisnis yang berkelanjutan. Kepuasan mitra menjadi kunci dalam menjaga kualitas material yang disediakan untuk proyek-proyek strategis Telkom Akses.
Instrumen Strategis dalam Ekosistem Vendor Management
Sejalan dengan arah strategis perusahaan, Direktur Business & Strategy Telkom Akses, Djoko Srie Handono, menilai LENSA Invoice Material sebagai instrumen penting dalam mempercepat siklus bisnis dan memperkuat kemitraan. Keberhasilan sebuah proyek infrastruktur telekomunikasi sangat bergantung pada seberapa sehat hubungan antara perusahaan dengan para penyedia materialnya.
“Dari perspektif bisnis dan strategi, LENSA Invoice Material kami dorong sebagai instrumen untuk meningkatkan efisiensi operasional di fungsi procurement dan vendor management. Dengan proses penagihan yang terstandardisasi, terotomasi, dan transparan, kami dapat mempercepat siklus bisnis sekaligus membangun hubungan kemitraan yang lebih sehat, akuntabel, dan berkelanjutan,” ungkap Djoko.
Sistem ini memberikan kepastian proses bagi mitra material sejak tahap pengadaan hingga pembayaran, sehingga mitra dapat lebih fokus pada kualitas dan kecepatan eksekusi proyek tanpa terbebani proses administrasi yang berulang. Kepastian jadwal pembayaran memungkinkan mitra mengelola keuangan mereka secara lebih profesional.
Implementasi Nasional dan Kolaborasi Lintas Fungsi
Penerapan sistem ini bukanlah sebuah langkah yang terburu-buru, melainkan hasil dari riset dan uji coba yang mendalam selama satu tahun penuh. "Setelah melalui tahap piloting sejak Januari 2025 dan evaluasi selama satu tahun, LENSA Invoice Material kini resmi diterapkan secara nasional kepada 102 mitra material mulai minggu kedua Januari 2026. Implementasi ini melibatkan kolaborasi lintas fungsi strategis, mencakup Unit IT, Procurement, Inventory, dan Finance, serta mendapat dukungan penuh dari jajaran Board of Directors dan senior leaders TelkomGroup sebagai bagian dari akselerasi transformasi digital perusahaan," tambah Djoko.
Dengan hadirnya LENSA Invoice Material, Telkom Akses siap menghadirkan solusi digital untuk proses bisnis internal sekaligus mempertegas komitmennya dalam membangun tata kelola yang transparan, efisien, dan berkelanjutan. Langkah ini sekaligus memperkuat posisi Telkom Akses sebagai bagian dari TelkomGroup yang terus bergerak lincah di era revolusi industri 4.0.
Ke depan, Telkom Akses akan terus mengembangkan kapabilitas digital berbasis otomasi cerdas sebagai bagian dari strategi jangka panjang untuk menciptakan nilai tambah berkelanjutan bagi TelkomGroup, mitra, dan seluruh pemangku kepentingan. Fokus masa depan akan tetap bertumpu pada bagaimana teknologi dapat terus mempermudah interaksi bisnis dan memitigasi risiko finansial secara efektif.
